Se você u.s. o Google Force para trabalho, escola ou qualquer outro meio, pode ser um verdadeiro desafio mantê-lo organizado e organizado. No entanto, se você deseja fazer alguma manutenção preventiva ocasional, achamos que essas dicas podem ajudá-lo a ficar por dentro das coisas.
Nem todo mundo percebe o quão robusto o Google Force é. Você pode usá-lo para armazenar qualquer documento que criar, como planilhas, documentos do Phrase, apresentações de slides e formulários. Ele também oferece a capacidade de fazer add e armazenar seus próprios arquivos e compartilhá-los com outros usuários (ou acessar arquivos que outros compartilharam com você). Mas se você não for diligente, esses arquivos podem ficar tremendous desorganizados e caóticos em pouco pace, deixando você no topo de um monte de lixo virtual.
Aqui estão as melhores maneiras de manter seu Google Force organizado, organizado e fácil de acessar, navegar e usar:
Criar lembretes de limpeza
Não espere até que o Google envie um electronic mail avisando que há apenas um display restante em seu plano de armazenamento – configure notificações recorrentes de vez em quando para lembrá-lo regularmente de limpar seu Google Force.
Se você u.s. o Force todos os dias (ou pelo menos algumas vezes por semana), recomendamos configurar um lembrete mensal ou trimestral. Se você usá-lo apenas algumas vezes a cada mês ou dois, provavelmente não precisará de lembretes com tanta frequência; você pode limpar seu Google Force uma ou duas vezes por ano.
Excluir quaisquer arquivos indesejados
Achamos que isso é óbvio, mas seríamos negligentes se não o mencionássemos de qualquer maneira. Se você vir arquivos grandes ou indesejados, anexos do Gmail ou arquivos de mídia, considere dar-lhes a inicialização… ou pelo menos movê-los para outro serviço de armazenamento em nuvem ou dispositivo de armazenamento externo.
Criamos um guia completo para liberar mais espaço no Google Force e ele ajudará você a identificar quais arquivos estão ocupando mais espaço e como encontrar (e excluir) seus arquivos mais antigos que você provavelmente nem está mais usando . Uma boa regra geral é que, se já faz alguns anos desde que você acessou o arquivo pela última vez (e não é nada muito importante, como um documento fiscal), você provavelmente pode excluí-lo.
Usar pastas
É fácil para qualquer sistema de armazenamento de arquivos obter essas vibrações caóticas do Velho Oeste, mas você não precisa viver dessa maneira. Criar e usar pastas no Google Force é uma maneira fantástica (e fácil!) de manter seus arquivos organizados e fáceis de acessar.
Você é livre para rotular e organizar suas pastas como quiser, é claro, mas recomendamos manter as coisas simples, curtas e lógicas. Tente rotular as pastas por projeto, information ou qualquer outra métrica relevante, como “Relatórios_janeiro” ou “Pagamentos de mensalidades de 2022”.
Para criar uma pasta, clique no botão “+ Novo” na barra lateral esquerda do Google Force e selecione “Pasta”. Alternativamente, você pode clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar do programa (exceto em outro arquivo ou pasta existente), e um menu aparecerá com a opção de criar uma nova pasta ou documento. A partir daí, uma caixa menor será exibida, permitindo que você nomeie essa pasta.
Se você tiver muitos arquivos em uma pasta específica, sugerimos criar pastas adicionais nessa pasta authentic. O Google não limita isso, então vá em frente e crie alguns para imagens, documentos do Phrase, relatórios, planilhas ou qualquer outra coisa.
Faça um trabalho melhor nomeando arquivos e pastas
Todo mundo fica com preguiça de nomear arquivos de vez em quando. Quem entre nós não tem um arquivo chamado “asdfsfdsdf?” E enquanto isso é, hum, um tecnicamente nome funcional, ele não informa sobre o que é esse arquivo e dificulta a pesquisa. Só parece lixo.
Ao levar cinco segundos extras para dar a cada arquivo ou pasta um nome adequado e pelo menos semifuncional, como “Q1_Finances2022” ou mesmo “May_ToDoList”, você pode ficar muito mais organizado e muito menos estressado. Confie em nós nisso.
Além disso, mantenha as convenções de nomenclatura criadas consistentes em todos os seus documentos. Por exemplo, se você tiver que enviar um relatório semanal ao seu chefe, você pode fazer isso colocando o tipo de documento primeiro e depois an information, como “WeeklyReport_050122” ou “WeeklyReport_050822”.
Livre-se de arquivos duplicados
Às vezes, você cria um arquivo, esquece onde o armazenou e começa a criá-lo novamente em outro lugar no Google Force. Às vezes, você deseja uma cópia duplicada do arquivo authentic em uma pasta diferente, mas ainda relevante. Não estamos aqui para julgá-lo, mas isso pode ocupar espaço e causar confusão.
Recomendamos, sempre que possível, ter apenas uma versão de um determinado arquivo. Não apenas isso provavelmente evitará alguma confusão, mas também o ajudará a liberar algum espaço no Force, o que é difícil de argumentar!
O Google implementou recentemente um novo recurso que “exclui” arquivos duplicados e deixa um atalho em seu lugar, em um esforço para ajudar os usuários a otimizar e otimizar seu armazenamento. Esse recurso permite que você escolha onde o arquivo authentic are living (como em qual pasta específica arquivá-lo, se houver) e substitui quaisquer outras instâncias por um atalho.
Adquira o hábito de organizar todos os novos arquivos
Você acabou de criar um novo documento? Vá em frente e coloque-o onde ele pertence antes de ir mais longe! Uma coisa é organizar seu Google Force, mas se você não o mantiver ativamente, ele ficará confuso e caótico novamente, e ninguém quer isso!
Sinta-se à vontade para também criar uma pasta Miscellaneous para qualquer arquivo que pareça não ter um lar em outro lugar. Isso é melhor do que apenas deixar seus arquivos desorganizados na página inicial do Google Force e também ajudará você a sentir que está mantendo sua organização.
Usar cores de pasta
Você sabia que pode codificar por cores suas pastas no Google Force? Para algumas pessoas, as cores podem ajudá-lo a se organizar e priorizar as pastas (como usar verde para finanças, por exemplo). O Google oferece 24 cores para você escolher, o que deve ser suficiente para atender às suas necessidades.
Celebrity Documentos Importantes
Alguns arquivos são mais importantes ou oportunos do que outros e, felizmente, o Google facilita a distinção deles marcando-os com estrela. Todos os arquivos que você marca com estrela são adicionados à guia dedicada “Com estrela” na barra lateral do Google Force (entre “Recente” e “Lixeira”). Você ainda pode encontrar e acessar qualquer arquivo com estrela onde quer que ele esteja originalmente localizado; no entanto, a guia Com estrela apenas lista esses arquivos, tornando o processo de encontrá-los um pouco mais fácil.
Para marcar com estrela um arquivo de qualquer página do Google Force, clique com o botão direito do mouse e selecione “Adicionar aos favoritos”. Se você já estiver em um documento, clique no ícone de estrela ao lado da caixa de título. Da mesma forma, se você deseja remover a estrela de um arquivo, clique no ícone de estrela em qualquer uma dessas situações.
Fonte da Notícia: www.reviewgeek.com
