Como um aplicativo está ajudando os funcionários a compartilhar, editar e assinar documentos

• As empresas de hoje precisam enviar, editar e atualizar vários formulários e documentos.
• 54% dos trabalhadores dizem que passam mais pace procurando arquivos do que respondendo a mensagens.
• As empresas estão simplificando os fluxos de trabalho com aplicativos de gerenciamento de documentos flexíveis e seguros.

Os funcionários de hoje dependem de documentos digitais para realizar seu trabalho, desde o preenchimento de uma fatura até a edição de um novo discurso de negócios. Mas, na verdade, encontrar e gerenciar esses documentos pode ser um desafio. De acordo com um pesquisa de 2021 de 1.000 funcionários de escritório nos EUA, 54% disseram que gastam mais pace pesquisando arquivos do que respondendo a e-mails e mensagens.

E, na maioria das vezes, os documentos exigem a participação de várias partes interessadas, adicionando atrasos adicionais a um processo já demorado. Por exemplo, um acordo de contrato entre partes de negócios requer uma revisão completa do cliente e do fornecedor. Os funcionários precisam de tecnologia que possibilite às pessoas dentro e fora de sua organização editar documentos e coletar comentários com eficiência.

Aqui estão algumas práticas recomendadas para organizações que desejam aprimorar seu gerenciamento de documentos.

1. Ative a colaboração

Quase três anos após a pandemia do COVID-19, muitos trabalhadores continuam trabalhando remotamente – sem planos de voltar ao escritório em pace integral (ou em pace integral). Para muitas organizações, essa abordagem híbrida valeu a pena. Uma grande porcentagem dos trabalhadores de hoje é mais produtiva em casa. E os empregadores perceberam que podem atrair e reter os melhores talentos expandindo os esforços de contratação para funcionários remotos.

Mas gerenciar com sucesso uma força de trabalho distribuída significa garantir que os aplicativos de gerenciamento de documentos possam suportar a colaboração entre funcionários em vários locais e fusos horários. Por exemplo, o Adobe Acrobat é um aplicativo que permite que as pessoas editem, visualizem, comentem e aprovem documentos relevantes em seu próprio pace, independentemente de onde estejam.

Aplicativos colaborativos como o Acrobat também podem ajudar a simplificar a comunicação com clientes e fornecedores. Dar às partes interessadas externas a oportunidade de comentar e ao remetente a capacidade de rastrear e responder a esses comentários pode gerar transparência entre ambas as partes. Isso garante que as alterações necessárias sejam feitas antes que o documento seja finalizado e mantém os negócios em andamento dentro do cronograma.

2. Fique à frente das ameaças de segurança

Embora a força de trabalho distribuída tenha introduzido muitos benefícios para funcionários e empresas, ela também traz vários riscos de segurança. Com funcionários remotos fazendo login de vários locais e endpoints, o cenário de ameaças se tornou mais complexo do que há alguns anos. Ao criar proteções em torno da segurança, as organizações podem começar a minimizar o risco de uma violação de segurança ou ataque.

No entanto, as organizações também devem considerar a segurança de seus sistemas e softwares corporativos à medida que navegam nesse cenário de ameaças em evolução. Isso é especialmente verdadeiro para aplicativos de gerenciamento de documentos que geralmente são compartilhados com várias pessoas em vários departamentos dentro e fora de uma organização.

O Acrobat pode ajudar a proteger documentos com sua ferramenta de proteção, para que apenas usuários autorizados possam visualizar um PDF usando uma senha. Isso é especialmente importante para documentos com informações confidenciais, como extratos financeiros com dados de contas bancárias ou formulários de emprego com números de previdência social.

3. Incentive a flexibilidade

Em um mundo em constante evolução, os documentos de negócios atuais são continuamente atualizados com novas informações. Por exemplo, um gerente de vendas pode adicionar um adendo a um contrato para tratar de uma preocupação específica do cliente. Um líder de recursos humanos pode atualizar um handbook do funcionário com as novas diretrizes da COVID-19. Essas mudanças exigem que as equipes sejam flexíveis e exigem tecnologia de compartilhamento de documentos que pode passar por várias iterações.

Por exemplo, o Acrobat permite que os usuários editem PDFs de muitas maneiras diferentes, incluindo alteração de texto e imagens ou exclusão de páginas.

4. Priorize a tecnologia acessível

Quando diferentes equipes e partes interessadas precisam revisar um PDF, elas devem poder acessar esse documento independentemente de seu dispositivo ou de onde estejam. Por exemplo, uma funcionária a caminho de uma reunião de negócios pode ter guardado seu computador na bolsa, então ela está enviando e-mails em seu telefone. Ela vê um electronic mail urgente solicitando sua assinatura em um contrato e quer poder revisá-lo completamente antes de entrar na reunião.

Essa funcionária — e outras como ela — precisa de um aplicativo de gerenciamento de documentos acessível em qualquer dispositivo, seja um computador, pill ou smartphone.

Embora os funcionários se beneficiem do fácil acesso aos documentos, eles também devem garantir que todos os destinatários desses documentos possam acessar facilmente o que precisam sem precisar comprar uma assinatura ou baixar um novo aplicativo.

Aproveitando aplicativos como o Acrobat, as pessoas podem editar, assinar eletronicamente ou acessar documentos facilmente de seu computador ou dispositivo móvel. Eles também podem usar as ferramentas do Acrobat online, mesmo que não tenham acesso ao aplicativo de desktop, a partir do navegador da Internet e de outros aplicativos, como Microsoft e Google. Com ferramentas de gerenciamento de documentos que atendem funcionários, partes interessadas e clientes onde quer que estejam, as pessoas podem gastar menos pace pulando de aplicativo para aplicativo e mais pace concluindo tarefas e transações que impulsionam seus negócios.

Saiba maise sobre como o Adobe Acrobat é a ferramenta completa para fazer negócios.

Esta postagem foi criada pela Insider Studios com a Adobe.